일 잘하는 사람의 가장 큰 특징은 바로 일의 구조화 (Structuring)다. 

어떤 프로세스로 일을 하고 어떤 자원과 사람이 필요하고 이 일을 어떤 타임라인으로 끝낼 것인가를 결정하는 것이 일의 구조화다. 마치 컴퓨터에 어떤 내용을 입력해서 엔터키를 치면 바로 ‘진행 프로세스’, ‘필요자원’, ‘시간 배분’까지 결정해서 체계화하는 과정을 순식간에 해내는 것과 유사하다. 마치 공장에 원재료를 집어넣으면 수많은 공정을 거쳐서 최종 결과물이 나오는 프로세스를 만드는 능력이 일의 구조화 능력이다. 학창 시절에 순서도 라는 것을 그려본 적이 있을 것이 있을 것이다. 어떤 문제나 상황을 해결하는 프로세스를 네모, 세모 등의 도형과 화살표를 사용해서 흐름이 있는 하나의 표로 만드는 것이다. 일을 잘 해내는 사람은 보고서 작성, 문제의 해결 등에 대해서 이런 순서도를 순식간에 머리 속에 그릴 수 있는 사람이다. 

구조화는 < 1. 해야할 일,  2. 필요한 자원, 3. 타임라인> 을 순식간에 정리하는 능력이다.

일의 구조화를 잘 하기 위해서는 무엇이 필요할까?

1.  Clear Object

일의 구조화를 위해서는 먼저 ‘일의 목적’을 파악해야 한다. 가장 첫번째에 말한 것과 같다. 이 일이 ‘누가’, ‘어떤 목적’을 가지고 시킨 일인지 혹은 필요한 일인지를 먼저 명확히 알아야 한다. 그것이 없다면 일은 무의미한 삽질이 될 수 있다. 그저 시키는 일만 하는 사람은 결코 일을 잘 할 수 없다. 구조화를 하고 멋지게 일을 마무리했지만 목표가 잘못 설정되어 있다면 헛일이 되어 버릴 수도 있다. 목적을 먼저 명확히 하고 전체 프레임을 명확히 짜는 것은 일을 잘하기 위한 기본이다. 의뢰자가 원하는 것을 알고 설계도를 그릴 수 있는 사람은 건물을 짓는 사람보다 통상적으로 더 많은 돈을 번다.

2. Detail 

설계를 하는 사람은 당연히 그 건물을 짓는 공법에 대해서도 알아야 한다. 그래야만 제대로 된 설계를 할 수 있기 때문이다. 요리사가 식재료의 특성을 모르고 음식을 만들면 그 음식은 먹지 못하는 수준이 될 수 있다. 안다는 것은 실제로 해 본 경험이 있고 그 일을 하는데 걸리는 시간과 필요한 자원까지 알고 있다는 것이다. 실제로 구현하기 불가능한 일을 공정에 끼워 넣은 건물은 중간에 더 이상 올려 나갈 수 없다. 건물을 다 짓더라도 언젠가는 무너져 버릴 수 있다. 구조화를 하는 사람이 먼저 실무를 전문적으로 수행할 수 있는 능력이 있어야만 제대로 설계를 할 수 있다. 실무를 모르는 상사가 머리속에서만 생각해서 시키는 일은 실무자들에게 비웃음만 불러온다. 일의 끝이 엉성한 결과로 나오는 것은 당연하다.

3. Categorize

일을 하는 디테일을 잘 알고 있다는 말은 곧 일의 카테고리를 잘 나눌 수 있다는 말이다. 그것은 업무의 내용일 수도 있고 일을 하는 적합한 사람일 수도 있다. 업무를 중복되지 않는 범위에서 작게 쪼갤 수 있으면 누가 실행을 하고 누가 인폼을 주고 책임을 지는지에 대해서 나눌 수 있다는 말이다. 즉 RACI를 나눌 수 있게 된다. 일을 작은 단위로 나누고 다시 비슷한 것끼리 합치는 과정을 거치면서 가장 효율적으로 할 수 있는 단위로의 구분이 가능하다. 그 일의 처음부터 끝까지 해 본 경험이 있기 때문에 가능한 것이고, 카테고리를 잘 나눌 수 있다는 것은 R&R에 대해서도 이미 인지하고 있다는 것이다.

당신이 3년차 미만이라면 '어떻게 일의 구조화를 순식간에 생각해 낼 수 있지?' 라고 생각할 수 있다. 

숙련된 요리사는 요리의 이름을 말하면 바로 원하는 최종 요리의 모습, 필요한 재료를 떠올린다. 또, 어떤 일을 누구에게 배분해서 언제까지 마칠 것인지를 순식간에 결정, 아니 떠올리는 것을 보면 이해할 수 있을 것이다. 회사에서도 같은 일을 능숙하게 3년 정도 이상만 한다면 반복적인 경험은 충분히 체계화될 수 있다. 그리고 그 시간 동안 여러 가지 예상치 못한 문제를 직면하고 해결하는 과정을 거치면서 사고 등의 돌발 변수에 대한 대응력도 높아진다. 물론 그 과정에서 모두 100% 문제를 완벽하게 해결하는 것은 아니다. 실수도 하고 잘못된 결정도 한다. 하지만 그런 지속적인 구조화, 실행 후 결과의 리뷰 그리고 개선된 방법으로 시도하는 반복의 경험이 빠른 구조화를 만들어 낼 수 있다.

이렇게 < 해야 할 일, 필요한 자원, 타임라인 >을 순서대로 순식간에 머리속에 그림을 그릴 수 있는 사람이 업무적으로 뛰어난 사람이다. 이런 사람은 일을 배분할 때 당연히 빈 A4 용지에 그림을 그려가면서 설명할 수도 있다.

일상 생활 속에서의 구조화의 쉬운 예를 하나 들어 보자. 우리가 휴가를 내고 유럽으로 여행을 간다고 생각하자. 그러면 우리는 어떤 구조와 순서로 생각을 정리할까? 

목적은 리프레시를 위한 해외여행이다. 명확하다. 우선 어디로 갈까? 를 결정한다. (목적) 그리고는 언제 또 누구와 갈까를 정한다. (시간, 자원) 이 세가지를 정하는 것이 기본적인 구조의 틀이다. 그 후에 비행편을 알아보고 숙소를 정한다. 그 후에는 가기로 한 도시의 어느 장소를 가 볼지를 정한다. 그리고는 그 장소를 어떤 순서로 갈지를 정하고 그 곳을 가기 위한 동선과 교통편을 알아본다. 그리고 얼마나 묵을지를 정한 후에 숙소를 정한다. (과정) 이런 과정을 언제까지 끝낼 것이고 필요한 자료를 어떤 앱을 사용하거나 어떤 여행사의 도움을 받을지를 결정한다.

이렇듯 우리는 꼭 회사 일이 아니더라도 사실 구조적으로 생각을 한다. 여행을 준비하는 과정도 먼저 <목표, 과정, 사람, 시간>을 정하는 것으로 구조의 틀을 만든다. 이런 과정이 체계화된 도표나 차트로 정리하지 않았을 뿐이지 우리는 일의 구조화를 한다. 우리도 이미 그렇게 하고 있지만 해 본 경험이 있기 때문에 인지하지 못하고 술술 해 낼 수 있는 것이다. 여행 준비를 침착하게 순서대로 잘 하는 사람은 구조화를 일상 생활에서도 잘 하는 사람이다.

지금 자신의 일하는 기본적인 프로세스를 생각해 보자. 그저 시키면 시키는 대로 따르기만 하는 사람인지, 스스로 생각하고 업무를 쪼개고 재배치하며 자신만의 구조를 만들 수 있는지 냉정히 생각해 보자. 

잊지마시라. 다른 행동을 하지 않는 사람은 결코 발전할 수 없다.