지난 글에 이어 이번 9편에서는 직장 업무 중에서 가장 큰 스트레스를 주는 보고가 조직과 개인의 관점에서 왜 중요한지에 대해 말씀드리겠습니다. 

보고 때문에 직장인이 얼마나 스트레스를 받는지는 설문 조사 결과에서도 잘 드러나는데요. 마크로밀엠브레인에서 직장인 578명을 대상으로 ‘보고서로 인한 스트레스’에 대해 조사하였는데 무려 88.4%가 ‘그렇다’고 대답했습니다.

l 마크로밀엠브레인 설문 조사 (출처: http://www.embrain.com)

사실 보고서는 보고를 위해 필요한 문서라 할 수 있습니다. 만약 보고를 하지 않는다면 보고서를 작성할 필요는 거의 없을 것입니다. 그런 면에서 위 설문의 본질은 보고서 작성이라기 보다 직속 상사와 대면하는 보고 자체가 스트레스를 주는 것이라고 해야 더 정확한 원인 분석이 될 것입니다.

이렇게 스트레스를 주는 보고를 피할 수 있다면 직장 생활의 행복지수는 상당히 올라갈 것입니다. 그러나 안타깝게도 직장인이라면 피할 수 없는 것이 바로 보고입니다. 그 피할 수 없는 이유를 조직과 개인 관점에서 설명드리겠습니다.

기업 조직을 단순하게 정의하면 비즈니스 프로세스에 따른 각자의 역할을 기반으로, 시장에서 이윤을 창출하여 배분하는 이익 추구 공동체라고 할 수 있습니다. 고용 계약을 기반으로 고용주와 피고용인이 구성하는 공동체인 것이죠.

이렇게 구성된 기업 공동체에 있어서 보고는 공동체의 성장, 유지 또는 쇠락을 결정하는데 매우 중요한 요소라고 할 수 있습니다. 신체에 비유한다면 보고는 혈액의 흐름과도 같은 것이죠.

기업 조직을 운영하는 과정에서 기업 내부와 외부에서 발생하는 수많은 문제들에 직면하게 되는데요. 기업 외부 측면에서 볼 때는 시장 환경 변화나 규제 등을 들 수 있습니다. 구매 고객의 소비 성향이 바뀐다거나, 경쟁 업체에 의한 시장 점유율 하락, 파괴적인 신기술의 등장은 기업의 활동과 방향에 많은 영향을 주죠.

이런 외부의 흐름을 일선 현장에 있는 직원들이 감지하고 이를 조직에 전파하여 기업이 새로운 대응 전략을 갖추도록 해야 합니다. 보고는 그런 측면에서 외부 환경의 변화를 감지하여 공유하고 경영진의 의사결정과 사업 전략을 수립하는 과정에 매우 핵심적인 역할을 해줍니다.

기업 내부 측면에서 봤을 때도 다양한 문제가 발생하게 되는데요. 직원 관리 문제(업무 태만, 비리, 권한 오남용 등), 재무 문제(현금 흐름 악화, 프로젝트 등 원가의 과다 지출 등), 내부 프로세스 및 활동 문제(생산 또는 개발 지연, 납기 지연, 품질 이슈, 유통 재고 문제 등), 비즈니스 문제(투자 실패, 재무 악화 등)와 같은 문제들이 발생하게 됩니다.

이 외에도 기업 생존에 영향을 주는 문제들이 끊임없이 발생하게 되는데요. 이러한 문제가 발생하는 상황에서 현황과 문제점을 정확하게 파악하고 취해야 할 행동을 결정해야 합니다.

직원들이 이러한 상황을 전달할 때 가장 정례화된 소통 방식이 바로 보고인 것이죠. 소통은 상하좌우의 모든 구성원들이 참여하는 것이지만, 보고는 하위 조직에서 상위 조직으로 수직적으로 올라간다는 것에 차이가 있습니다.

조직 리더 관점에서 볼 때도 비즈니스 상황을 가장 정확하게 파악할 수 있는 방법이 바로 보고입니다. 한정된 시간으로 인해 모든 비즈니스 현장을 누빌 수 없는 리더는 실제 조직 구성원들의 보고에 의존해서 의사결정을 내릴 수 밖에 없습니다. 조직 규모와 비즈니스의 규모가 커질수록 비즈니스 현장과 조직 리더가 멀어지기 때문에 보고의 중요성은 더욱 커질 수 밖에 없습니다. 

비즈니스 현장에서 발생된 문제는 대부분 일선 현장에 있는 직원들이 먼저 듣거나 보게 되는 경우가 많고, 또 어떤 문제들은 구성원의 의도치 않는 실수나 행동에 의해 발생하는 경우도 있기 때문이죠. 

따라서 어떤 문제든 현장에 있는 직원들이 가장 빠르고 정확하게 정보를 제공해 줄 수 있는 것입니다. 이러한 정보는 보고를 통해서 조직 리더에게 전달되어야 합니다. 그래야 경영진은 비즈니스 상황을 정확하게 판단하고 조치를 취할 수 있습니다. 

그런 면에서 볼 때 어떤 비즈니스를 한다고 해도 보고는 중요할 수 밖에 없으며 어떤 위치에 있더라도 보고는 중요한 업무일 수 밖에 없습니다. 그래서 보고를 잘하는 직원을 선호하게 되는 것이죠.

물론 보고를 하는 것도 중요하지만, 보고를 어떻게 하느냐라는 방법적인 관점도 중요합니다. 보고는 ‘적시에, 적합한 대상에게, 정확한 내용이 전달되는가?’라는 세 가지 요소가 반드시 맞아떨어져야 합니다. 셋 중에 하나라도 누락되면 보고의 지연, 누락, 조작으로 기업 내부에 더 큰 문제로 이어질 수 있습니다. 

이런 문제가 발생하는 이유는 보고자가 져야 할 책임의 문제 때문입니다. 고의든 아니든 비즈니스 문제에 대해 책임을 져야 하는 직원은 고의적으로 보고를 지연하거나, 누락시키거나, 내용을 조작하고 싶은 유혹에 빠지게 됩니다. 기업 문화가 경직될수록 그럴 위험성은 더 높아지는 것이죠. 

이번에는 개인의 관점에서 보고가 중요한 이유를 설명드리겠습니다. 직장에서 성과에 대한 보상 기준은 사회적 보상인 승진과 경제적 보상인 연봉이라 할 수 있죠. 그리고 이것은 바로 직속 상사의 성과 평가에 달려있습니다. 

보고 능력은 직원이 연내 달성해야 할 성과의 지표로 활용되는 경우는 거의 없습니다. 보고라는 것은 업무를 하는데 있어서 당연히 해야 하는 것이기 때문이죠. 따라서 보고를 잘 했다고 해서 일을 하지 않아도 되는 것은 아닙니다. 또한 보고만 전담하는 직원을 두는 경우도 거의 없죠. 

그런데 실제 업무를 해내고 그것의 가치를 인정받는데 있어서는 보고가 개인 성과 평가에 많은 영향을 줍니다. 어떤 분들은 ‘일만 열심히 하면 되지. 꼭 보고까지 잘해야 해?’라고 반문하실 수도 있겠지만 제 직장 경험을 돌이켜 보면 보고를 잘해서 ‘득이 되면 되었지 절대 손해 볼게 없다’는 것입니다. 

직원은 실제 업무를 해낸 성과를 기준으로 능력과 성과를 평가 받게 됩니다. 그런데 실제 업무 수행 능력과 보고 능력에는 간극(Gap)이 존재합니다. 

업무 역량은 뛰어난데 보고를 잘 못해서 리더에게 낮은 평가를 받는 경우도 있습니다. 반대로 업무 역량은 낮은데 보고를 잘 해서 성과를 과도하게 인정받는 상황도 발생합니다. 

일은 열심히 하는데 제대로 인정받지 못하는 직원의 대다수는 심리적으로 보고 자체를 꺼리거나 중요하게 생각하지 않는 경우가 많은데요. 일을 잘하는 능력과 보고를 잘하는 능력을 별개로 여길 경우 아무리 열심히 하고 잘 해도 제대로 인정받지 못하는 억울한(?) 일이 생길 수 있습니다. 

보고는 직속 상사와의 관계에서 발생하기 때문에 요령이나 처세술이 다소 필요합니다. 보고 상황, 보고 시기, 보고 대상에 따라서 적절한 대응이 필요한 것이죠. 경우에 따라서는 엄연한 사실인데도 불구하고 자신의 의견이나 보고가 틀렸다고 인정해야 하며, 상사의 기분이나 눈치를 봐야 할 때도 있습니다. 

실무에 능숙하고 자신감에 충만한 일부 직원들이 이런 상황에 잘 적응하지 못하는 경우가 많은데요. 왠지 처세에 능한 사람이 되어야 하는 것에 대한 거부감이 들어 보고를 회피하거나, 타인에게 맡기거나 자신의 스타일이나 고집대로 보고를 하는 경우가 많습니다. 

이런 행동의 밑바탕에는 ‘일만 열심히 하면 되지. 보고가 뭐가 중요해?’라고 생각하는 것이죠. 보고를 통해서 내 능력이나 성과를 인정받고 싶은 게 아니라 내가 해내는 많은 일들을 직접 보고, 평가해 달라는 무언의 시위를 담는 경우도 있습니다. 

어찌 보면 틀린 말은 아닙니다. 그런데 자신의 입장에서는 맞는 말일지 몰라도 여러 일을 동시에 관리해야 하고 여러 직원들을 관리해야 하는 리더 입장에서 보면 틀린 생각이라 할 수 있습니다.

조직 리더가 되면 자신의 일을 통해 전체 일을 파악하는 게 아니라, 조직 구성원의 보고를 통해 전체 업무를 파악하게 됩니다. 그래서 프로젝트나 사업의 상황을 적시에, 정확하게 리더에게 보고해야 하는 것이죠. 그러므로 일을 하고나서 제대로 보고를 하지 않는다면, 조직 리더 입장에서 는 일의 상황을 모르는 것과 같기 때문에 일을 하지 않은 것과 다를 바 없습니다. 

또한 보고가 무성의하게 된다면 자신의 일을 대행하는 구성원에 대해 신뢰를 할 수 없게 되는 문제가 생기게 됩니다. 직속 상사의 관점에서 보면 일을 잘 하더라도 보고를 제대로 못하는 직원을 선호할 리 없는 것이죠. 

직장 생활하다 보면 과장이나 차장과 같은 실무자가 직접 임원 보고를 해야 하는 경우도 생깁니다. 조직 리더인 팀장은 정례 미팅이나 식사 등을 통해 임원들과 평소 커뮤니케이션을 할 수 있지만 실무자의 경우 간담회와 같은 행사가 아니면 임원들과 직접 대면할 수 있는 기회가 많지 않은데요. 보고를 통한 첫 인상이 개인의 이미지와 연결되는 경우가 많습니다. 따라서 이런 경우 보고는 더욱 중요해 집니다.  

결론을 정리하면 개인 입장에서든 조직 입장에서든 보고는 여러분의 생각 이상으로 중요하다는 것입니다. 여러분이 어떤 업종에서 일하든 어떤 회사에서 일하든 보고가 중요하지 않다고 말하는 회사는 없습니다. 그리고 어떤 리더와 함께 일하든 간에 보고 잘하는 직원을 싫어하는 상사는 결코 없다는 것이죠. 
 

그래서 보고 잘하는 직원 치고 회사 내에서 인정받지 못하는 경우도 없습니다. 그런 면에서 볼 때 사회 초년생 때부터 업무 능력도 많이 쌓아야 하지만, 직장 상사에 대한 보고 태도나 보고 능력도 키우는 게 좋습니다. 연차가 높아질수록 숙명처럼 보고의 순간을 맞이해야 하고, 보고 때문에 힘들어하고 보고, 때문에 인정받는 날들이 생길 테니까요.  

다음 편에서는 이처럼 중요한 보고서를 잘 작성하는 방법과 보고를 잘하는 방법에 대해 써보겠습니다. 

출처: http://blog.lgcns.com/1174 [Creative and Smart! LG CNS]