이번 글에서는 직장 업무 중에서 가장 많은 비중을 차지하면서 직장인을 고달프게 만드는 보고에 대해 써보겠습니다.

“아빠 회사에 가면 뭐 해?” 초등학생 1학년인 첫째의 질문에 “난 회사에서 8시간 동안 무슨 일을 하는 것일까?”라고 반문해 보았습니다. 

하루에 최소 서너 번의 회의를 하고 많은 사람들을 만나고 사업에 대해 논의하고 새로운 것을 만들기 위해 8시간을 보내는데 '매번 새롭고 다른 일을 하는 것일까?' 라는 생각이 들었던 것이죠. 그 많은 일들 속에서 뭔가 반복적이면서 많은 비중을 차지하는 일이 있는 것 같았습니다. 곰곰이 생각해보니 그것은 바로 상위 리더에게 하는 “보고”였습니다. 

수많은 회의를 하는 것도 보고를 위해서이고, 수 십 페이지의 파워포인트를 만드는 것도 보고를 위해서이며, 머릿 속에 생각을 정리하고 논리적으로 말하기 위해 정리하는 것도 모두 보고를 위한 것이었습니다. 비단 저 뿐만 아니라 대부분의 직장인에게 있어서 보고는 그만큼 모든 일의 중심에 있습니다.

각자 알아서 일을 하면 되는 것이지 왜 일일이 보고를 해야 하는 것일까? 이 의문은 직장인도, 직장인을 지켜보는 이들도 가지는 의문일 것입니다. 정작 보고를 하는 직장인도 이 보고를 왜 해야 하는지 의아해할 때가 있습니다. 

그만큼 직장 생활에서 보고가 많다는 것이며, 심한 경우 보고를 위한 보고도 많이 합니다. 보고 때문에 밤늦게 야근하고 새벽에 출근해야 하고, 심지어 쉬고 싶은 주말에 출근해야 하는 경우도 많습니다.

보고의 본질적인 목적은 조직 구성원과 리더 간의 의사소통일 것입니다. 권한을 가진 리더가 모든 일을 속속들이 알 수 없기에 보고를 통해서 사업과 이행에 관련된 중요한 의사결정을 받는 것이죠. 

의사결정의 범위는 예산을 써도 되는지, 쓴다면 어느 정도 범위인지, 어디에 쓸 것인지 등의 재무 자원의 문제에서부터 조직을 어떻게 구성하고 인력을 어떻게 배치할 것인지에 대한 인사 문제까지 매우 폭넓은 범위에서 이뤄집니다. 그래서 보고라는 과정에는 기획서, 품의서, 기안서와 같은 명문화된 보고 양식이 필요합니다. 

또한 조직의 계층 구조에 따라 권한을 가진 리더가 합의 또는 승인하는 결재라는 프로세스와 이를 비대면 상태에서도 할 수 있도록 하기 위해 결재 시스템이 제공됩니다. 

또 다른 이면에는 보고라는 것은 누군가에게 책임을 지게 하는 장치이기도 합니다. 보고서라는 명문화된 문서와 결재라는 프로세스를 통해 누가 승인을 했으며, 상위 리더에게 승인을 받았는지를 확인하는 내부감사와 같은 절차와도 밀접하게 연결되어 있습니다. 

만약 실무자가 권한이 없음에도 임의로 실행하였을 경우 ‘보고는 했어?’라는 질타가 쏟아지는 것도 바로 그가 그런 권한이 없는데 실행한 것에 대해 책임을 묻게 되는 것이죠.

보고는 업종, 기업 문화, 업무 특성에 따라 다양한 기준으로 나눌 수 있으나 일반적으로 ① 소속된 조직과 관련된 보고와 ② 수행하는 업무와 관련된 보고로 나눌 수 있습니다.

① 조직 관련 보고

개인이 소속된 조직 상위 리더에게 보고하는 것입니다. 대부분 조직 차원의 관리를 위해 정기적인 특징을 가지고 있습니다.

② 업무 관련 보고 

비정기적인 특성이 있으나 실제 진행하고 있는 업무와 관련성이 높은 보고입니다.

이 외에도 업종, 기업, 업무에 따라 수없이 많은 보고서가 만들어지고 보고가 이뤄집니다. 위에서 열거한 것은 제가 정기적이든 비정기적이든 반드시 해야 하는 보고들을 적어본 것입니다. 정말 많죠? 그만큼 직장생활에서 보고는 중요합니다. 

보고가 어려운 이유는 크게 3가지로 볼 수 있습니다.

첫째, 보고 내용이 같은 경우는 거의 없다는 것입니다. 비즈니스 환경과 내부 상황에 따라 보고의 내용은 시시각각 바뀝니다. 동일한 내용을 보고를 하는 경우는 거의 없다는 것이죠. 보고를 할 때마다 내용은 바뀌게 되고, 그 내용을 채우기 위한 데이터는 달라진다는 것입니다.

둘째, 보고의 경우 중요하고 긴급한 문제가 발생한 경우가 많습니다. 그런 문제에는 반드시 해결 방안이 필요한 것이죠. 그런데 그 해결 방안이라는 게 책상에 앉아서 보고서를 쓴다고 해서 나오는 것이 아닙니다. 현장을 돌아다니고 수없이 많은 기술 검토를 해도 쉽지 않은 게 해결책이란 것입니다. 

그런데 해결방안 없이 문제와 원인과 같은 이슈만 보고하면, 당연히 잘못된 보고가 되겠죠. 보고서가 가장 어려운 이유라고 할 수 있습니다.

마지막으로 보고는 리더의 성향에 많이 영향을 받는다는 것입니다. 구체적인 보고를 원하는지, 대면보고를 선호하는지, 결론만 말하길 좋아하는지에 따라 달라진다는 것이죠. 

보고는 보고 대상인 리더의 스타일에 따라 천차만별입니다. 1장으로 핵심만 정리해서 보고하라는 리더가 있는 반면에 별첨 장표만 수 십장에 달할 만큼 구체적이면서 상세한 자료를 원하는 리더도 있습니다. 그러다 보니 리더가 바뀔 때마다 보고의 방식이나 보고서의 유형도 많이 바뀌게 되죠. 

사실 IT 시스템의 발달로 인해 요즘에는 대부분의 기업이 그룹웨어를 보유하고 있습니다. 그래서 웹이나 모바일로 품의서나 기안서를 올리면 되죠. 그런데 의외로 기업들은 대면 보고를 하는 경우가 많습니다. 

먼저 대면 보고로 보고의 경위나 재가가 필요한 사항을 구체적으로 설명하고, 구두 승인이 떨어지면 그룹웨어와 같은 시스템 상에서 품의서나 기안서를 올려 승인받는 경우가 많습니다. 특히 민감한 사안이거나 중요한 사업 계획과 관련된 보고일수록 대면 보고를 하는 경우가 많죠. 

그런데 대면보고에서 가장 많은 시간이 소요되는 것이 보고서입니다. 대부분의 보고서는 파워포인트로 작성을 하죠. 자료와 데이터를 수집하고, 보고의 내용을 정리하는 데도 시간이 많이 소요되는데 파워포인트를 그럴 싸하게 만드는데 실제 많은 시간이 걸립니다. 

경우에 따라서는 프로세스나 도표도 추가를 해야 하기 때문에 파워포인트 작업하는 일만 서너 시간에서 며칠이 소요되죠. 그나마 개인이 작업하는 경우라면 개인이 시간 배정을 잘 하면 되지만 여럿이서 작업할 경우 회의에, 리뷰에, 취합에, 수정 작업까지 훨씬 많은 시간이 소요되죠. 직원들이 업무의 상당 시간을 이런 보고에 매달리게 된다면 생산성이 낮아지는 부작용이 발생할 수밖에 없습니다. 

그래서 최근 대기업을 중심으로 PPT-Less 운동을 추진하는 경우가 많습니다. LG CNS도 보고서에 많은 시간이 소요되는 문제를 해결하기 위해 PPT-Less 캠페인을 추진하고 있는데요. 1장의 보고서로 요약해서 보고하거나 워드나 엑셀 등을 활용해서 핵심 내용만 보고를 하는 활동을 의미합니다. 

보고가 어렵고 불필요한 보고가 문제를 일으킬 수 있다는 내용을 적었지만, 그럼에도 기업과 조직에서 보고는 매우 중요한 프로세스입니다. 보고의 본질적인 목적이 조직 계층과 조직 간의 소통에 있기 때문에 보고는 조직 구성원 간의 합의 과정이라고 할 수 있습니다. 

그렇기에 협업을 잘 하는 것도 중요하지만, 상사에게 대면 보고를 잘 하고 보고서를 잘 작성하는 역량도 직장 내에서 개인 역량이나 성과를 평가하는 중요한 기준이 됩니다.

다음 편에서는 직장인이 왜 보고를 잘하고, 보고서를 잘 작성해야 하는지에 대해 써보겠습니다.